Как работать с самозанятым исполнителем: инструкция для заказчика

Самозанятые — это физические лица, которые платят налог на профессиональный доход (НПД). Среди фрилансеров их очень много: дизайнеры, копирайтеры, программисты, монтажёры, переводчики. Для заказчика-компании или ИП работа с самозанятым часто оказывается самым простым способом оформить разовую работу официально.

Ниже — практический гид: почему компании выбирают самозанятых, какие документы вы получаете, что проверить перед оплатой, как избежать риска переквалификации в трудовые отношения, что включить в договор и как принимать работу.

Важно: эта статья — общий обзор, а не юридическая консультация. Правила для самозанятых периодически меняются, поэтому актуальные требования стоит проверять на официальном сайте ФНС России, а в сложных случаях — уточнять у бухгалтера или юриста.

Почему компании и ИП работают с самозанятыми

Если вы платите физическому лицу без статуса, то как налоговый агент обязаны удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы, а это дополнительные расходы и отчётность. С самозанятым всё проще: он сам платит свой налог с дохода, а заказчику достаточно получить от него чек.

Основные причины, по которым бизнес выбирает самозанятых:

• Меньше налоговой нагрузки и отчётности. При соблюдении условий заказчик не удерживает НДФЛ и не платит страховые взносы с выплат самозанятому.
• Простые документы. Основной документ, подтверждающий оплату, — чек, который исполнитель формирует сам.
• Гибкость. Можно заказать разовую работу — логотип, статью, сайт — без найма сотрудника в штат.
• Официальность. Расходы подтверждены документально, их можно учитывать в бухгалтерии.

Для частного заказчика, который платит за работу из своих денег, статус исполнителя обычно не так важен. А вот компаниям и ИП стоит разобраться в деталях.

Что заказчик получает: чек из «Мой налог»

Самозанятый регистрирует доход в приложении «Мой налог» (или через банк либо другой уполномоченный сервис) и формирует чек. Именно этот чек — главный документ для заказчика.

Что должно быть в чеке

• наименование документа и дата расчёта;
• ФИО и ИНН самозанятого;
• указание на применяемый режим — налог на профессиональный доход;
• наименование работ или услуг и сумма;
• если заказчик — организация или ИП, его ИНН;
• QR-код и уникальный номер чека, по которым его можно проверить.

Обратите внимание на последний пункт: если в чеке нет вашего ИНН как покупателя, попросите исполнителя переформировать чек. Аннулировать ошибочный чек и выдать новый самозанятый может сам в приложении.

Когда исполнитель должен выдать чек

По общему правилу чек формируется в момент расчёта. Для безналичных расчётов с организациями и ИП закон допускает более поздний срок — его стоит уточнить на сайте ФНС. На практике проще договориться заранее: исполнитель присылает чек сразу после получения оплаты, а вы фиксируете это в договоре.

Чек можно получить в электронном виде — ссылкой или файлом. Бухгалтерии обычно удобно хранить его вместе с договором и подтверждением оплаты.

Что проверить перед оплатой

Самая частая ошибка — заплатить человеку, который уже не является самозанятым. Статус можно потерять: например, при превышении годового лимита дохода, при снятии с учёта по собственному желанию или по другим основаниям. Если статуса нет, выплата может считаться выплатой обычному физлицу — с обязанностями налогового агента для заказчика.

Как проверить статус

На официальном сайте ФНС есть бесплатный сервис проверки статуса плательщика налога на профессиональный доход. В нём нужно ввести ИНН исполнителя и дату, на которую вы проверяете статус, — сервис покажет, является ли человек самозанятым на эту дату. Найти сервис можно через поиск на сайте налоговой по словам «проверка статуса налогоплательщика налога на профессиональный доход».

Хорошая практика:

• проверять статус перед подписанием договора;
• проверять ещё раз в день оплаты — особенно если между ними прошло время;
• сохранять результат проверки (скриншот или выгрузку) вместе с документами по сделке;
• сверять, что ИНН в договоре, в проверке и в чеке совпадает.

Что ещё уточнить у исполнителя

• Подходит ли вид работ для этого режима. Есть деятельность, на которую НПД не распространяется, — например, перепродажа товаров. Для типичных фриланс-задач вроде дизайна, текстов, разработки и монтажа это обычно не проблема.
• Не является ли исполнитель вашим сотрудником сейчас и не работал ли у вас по трудовому договору в последние два года. С доходами от текущего или бывшего (в пределах двух лет) работодателя режим НПД применять нельзя.
• Готов ли он выдать чек с вашими реквизитами и подписать договор.

Риск переквалификации в трудовые отношения

Налоговая внимательно смотрит на ситуации, когда компания фактически держит человека как сотрудника, но оформляет его как самозанятого, чтобы не платить взносы. Если отношения признают трудовыми, компании могут доначислить НДФЛ, страховые взносы, пени и штрафы, а исполнителю — предоставить права работника.

Признаки, которых стоит избегать

Признак трудовых отношений	Как выглядит нормальная работа с самозанятым
Фиксированный график: с 9 до 18, обязательное присутствие	Исполнитель сам решает, когда и где работать; важны сроки результата
Подчинение внутренним правилам, начальнику, дисциплине	Отношения равноправных сторон договора, согласование результата, а не процесса
Регулярные одинаковые выплаты, похожие на зарплату	Оплата за конкретный результат: макет, статью, этап разработки
Должность в штатном расписании, функции «как у сотрудника»	Конкретная задача с описанием результата и сроком
Бывший сотрудник, уволенный меньше двух лет назад	Исполнитель не работал у вас по трудовому договору последние два года
Рабочее место, техника, пропуск, корпоративные обязанности	Исполнитель работает своими средствами
Бессрочное сотрудничество без конкретного предмета	Договор на определённые работы или услуги, при необходимости — отдельные задания

Один признак сам по себе не делает отношения трудовыми, но чем их больше, тем выше риск. Особенно осторожно стоит относиться к идее «перевести сотрудников в самозанятые»: такую схему налоговая видит в первую очередь.

Как снизить риск

• Описывайте в договоре и заданиях результат, а не обязанности и рабочее время.
• Привязывайте оплату к результату или этапу, а не к календарному месяцу.
• Не включайте исполнителя в штатную структуру, внутренние регламенты и график.
• Не нанимайте бывших сотрудников как самозанятых раньше, чем пройдёт два года после увольнения.
• Если человек нужен вам постоянно и на полный день, честно подумайте о трудовом договоре.

Договор с самозанятым: что включить

Закон не требует особой формы договора с самозанятым, но письменный договор защищает обе стороны и помогает при проверках. Обычно это договор подряда или возмездного оказания услуг. Что в нём стоит предусмотреть:

1. Стороны и реквизиты. ФИО, ИНН, паспортные данные или другие сведения по договорённости, контакты исполнителя; данные вашей компании или ИП.
2. Указание на статус исполнителя. Что исполнитель применяет НПД и обязуется сообщить, если утратит статус.
3. Предмет договора. Какие работы или услуги, в каком объёме. Удобно ссылаться на ТЗ как на приложение — как его составить, мы рассказали в статье как составить ТЗ для фрилансера.
4. Сроки выполнения работ и, если нужно, этапы.
5. Цена и порядок оплаты. Сумма, привязка к этапам и приёмке.
6. Обязанность выдать чек. В какой срок исполнитель формирует и передаёт чек, с указанием ИНН заказчика.
7. Порядок приёмки. Как исполнитель сдаёт результат, сколько времени у заказчика на проверку, сколько кругов правок входит в цену.
8. Права на результат. Для дизайна, текстов, кода — передаются ли исключительные права или предоставляется лицензия, в какой момент и на каких условиях.
9. Конфиденциальность, если исполнитель получает доступ к вашим данным.
10. Ответственность и порядок разрешения споров.

Избегайте в договоре формулировок, характерных для трудовых отношений: «должность», «рабочий день», «подчиняется руководителю», «ежемесячное вознаграждение» без привязки к результату.

Как принимать работу у самозанятого

Приёмка у самозанятого почти не отличается от приёмки у любого исполнителя, но есть пара бухгалтерских нюансов.

1. Сверьте результат с ТЗ и договором. Объём, формат файлов, сроки, передача исходников и доступов.
2. Попросите правки, если они предусмотрены. Собирайте замечания одним списком.
3. Примите работу и оплатите. Если вы работаете через безопасную сделку, деньги, зарезервированные заранее, переводятся исполнителю после того, как вы примете работу.
4. Получите чек с вашим ИНН и сохраните его.
5. Оформите акт, если он нужен вашей бухгалтерии. Для самозанятых акт не обязателен, но многие компании подписывают его для подтверждения факта выполнения работ и передачи прав.

Если результат не устроил и договориться с исполнителем не получилось, при работе через безопасную сделку можно открыть спор — его рассмотрит арбитраж.

Самозанятый, ИП или физлицо: короткое сравнение

Статус исполнителя	Что получает заказчик-компания	Обязанности заказчика по налогам
Самозанятый	Чек из «Мой налог», договор, при желании акт	Как правило, нет — при наличии статуса и чека
ИП	Договор, акт, счёт; документы по системе налогообложения ИП	Как правило, нет — ИП платит налоги сам
Физлицо без статуса	Договор, акт	Удержать НДФЛ, заплатить страховые взносы, сдать отчётность

Именно поэтому, выбирая исполнителя для компании, полезно сразу спросить о его статусе. Вопросы, которые стоит задать кандидатам, собраны в статье как выбрать фрилансера, а о том, как не нарваться на недобросовестного исполнителя, — в статье как не попасть на мошенников на фрилансе.

Чек-лист для заказчика

• Исполнитель не является вашим сотрудником и не работал у вас по трудовому договору последние два года.
• Статус самозанятого проверен в сервисе ФНС по ИНН — перед договором и перед оплатой.
• Есть договор с предметом, сроками, ценой, порядком приёмки и правами на результат.
• В договоре прописана обязанность выдать чек с ИНН заказчика.
• Оплата привязана к результату, а не к рабочему времени.
• После оплаты получен чек, он сохранён вместе с договором.
• Актуальные правила вы сверили на официальном сайте ФНС.

Если вы хотите найти самозанятого дизайнера, копирайтера или разработчика, разместите заказ — это бесплатно. В описании сразу укажите, что вам нужны закрывающие документы и чек, — так откликнутся исполнители, которые готовы работать официально. Посмотреть специалистов заранее можно в каталоге фрилансеров, а правила работы — на странице правил для заказчиков. Когда исполнитель выбран, оформите заказ и работайте через безопасную сделку.